Websites archiveren begint bij de vraag: “Wat is van ons?”
Elke organisatie publiceert online. Een tijdelijke projectwebsite, een samenwerkingswebsite, een campagne die “voor even” online zou staan maar inmiddels al jaren draait — het zijn allemaal voorbeelden van digitaal eigenaarschap.
Wil je aan de slag met webarchivering? Dan begint dat met één cruciale vraag:
Wat hoort bij ons online landschap?
Wat valt daaronder?
Meer dan je waarschijnlijk denkt. Denk aan:
- Websites die door of in opdracht van jouw organisatie zijn ontwikkeld.
- Platforms van samenwerkingen waarin jouw organisatie een actieve rol speelt.
- Externe websites die een publieke taak namens jouw organisatie uitvoeren (zoals afvalverwerkers of subsidieloketten).
- Websites waar je formeel geen eigenaar van bent, maar die jou wél raken — bijvoorbeeld omdat journalisten bij jouw organisatie aankloppen bij incidenten.
Kortom: alles wat je reputatie, verantwoordelijkheid of informatieplicht raakt, moet je in beeld hebben.
Hoe krijg je overzicht?
Geen zorgen — overzicht krijgen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met een brede verkenning:
- Doorzoek bestaande overzichten (Excel, Word, Topdesk, CMS).
- Vraag collega’s van communicatie, ICT, juridische zaken en archiefbeheer.
- Plaats een oproep op intranet of Slack.
- Google op je organisatienaam, projectnamen of afdelingen.
Raadpleeg het Register Internetdomeinen Overheid (RIO) en je contractendatabase.
- Check het dashboard van DigiToegankelijk — vaak staan hier al domeinen met toegankelijkheidsverklaringen.
- Of: laat dip helpen. Wij brengen jouw online landschap gratis en vrijblijvend in kaart.
Welke websites moet je archiveren?
De vuistregel is eenvoudig:
Publiceert een site publieke informatie of officiële besluiten? Dan moet je archiveren.
Dat geldt ook voor informatie die via samenwerkingen of externe partijen wordt gepubliceerd.
Let op: ook tijdelijke actiesites en subdomeinen vallen hieronder.
Wat hoef je níet te archiveren?
Sommige online omgevingen vallen buiten de verplichting:
Tools zonder content (zoals kaartviewers of formulieren).
Intranetten en afgeschermde omgevingen, tenzij er publieke informatie op staat.
Informatiesystemen die alleen ontsluiten (zoals een raadsinformatiesysteem): dan archiveer je de bron, niet de interface.
Meer hierover lees je in de Richtlijn archiveren overheidswebsites van het Nationaal Archief.
De aanpak in 5 stappen:
Breng het online landschap in kaart.
Bepaal per site of archivering wettelijk verplicht is.
Wijs een contenteigenaar aan.
Maak afspraken over structurele archivering.
Archiveer conform de normen van het Nationaal Archief.
Samengevat:
- Inventariseer breed.
- Wijs verantwoordelijkheid toe.
- Archiveer wat moet.
Zo voldoe je aan de wettelijke verplichtingen én beperk je reputatierisico’s.
Onderstaand stroomschema helpt je bepalen welke websites onder jouw verantwoordelijkheid vallen — en of ze gearchiveerd moeten worden.
